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El Protocolo Familiar.

El protocolo familiar al detalle.

Regular la gestión de la empresa familiar es uno de los retos más complejos a los que se enfrentan los miembros de una familia empresaria. Existen muchas situaciones que pueden dar lugar a conflictos; distintas visiones del negocio, formas diferentes de trabajar, niveles de tolerancia al riesgo desiguales... Algunos de ellos son comunes a todas las empresas sean o no familiares. En cambio, otros aparecen muy específicamente en el ámbito familiar.

Un proceso indispensable

Conservar las relaciones familiares y garantizar la supervivencia de la empresa son los dos objetivos por los que se plantea el inicio de un proceso para elaborar y mantener un protocolo familiar. Es imprescindible porque, gracias a su capacidad de anticipación, evita tener que emplear esfuerzos extra en solucionar algo que se podría haber evitado.

En la gerencia de las compañías familiares se mezclan muchos sentimientos personales dentro de la realidad profesional y el protocolo ayuda precisamente a separar estos dos ámbitos. Gracias al protocolo familiar los conflictos se resuelven antes de que se produzcan, porque permite a la familia reflexionar racionalmente ante una hipotética situación en lugar de hacerlo cuando la situación ya es real y los sentimientos están a flor de piel.

Argumentos de peso

El protocolo familiar es un instrumento que ayuda a las familias que gestionan empresas a mantener sus relaciones de forma fluida porque:

● Aporta tranquilidad, al facilitar la transparencia sobre aspectos como la sucesión, el reparto de dividendos, la incorporación de perfiles ajenos a la familia o la gestión de las crisis.

● Describe su visión de futuro y permite el compromiso de los miembros de la familia con ella.

● Anticipa los problemas y facilita una solución antes de que se produzcan.

● Facilita la gestión de expectativas, en el sentido en que cada miembro de la empresa

tendrá claro qué puede esperar del resto, cuál es su grado de compromiso y de qué manera se está garantizando la continuidad del negocio.

De qué se trata exactamente

Es un mecanismo que expresa la voluntad siempre consensuada de todos los miembros de la familia para regular las situaciones conflictivas que puedan suceder en la compañía. Ante todo, se destaca la importancia del consenso de todos los miembros de la familia, ya que no es posible su imposición por una parte al resto, ni tampoco se debe alcanzar por votación.

Solamente puede ser negociado y aceptado por todos los miembros.

El protocolo consiste en consensos y acuerdos entre integrantes de la familia y la empresa, construidos a través de la comunicación entre ellos. Es un traje a medida, ningún protocolo es igual a otro.

Su función es facilitar la gobernabilidad y continuidad de la Empresa Familiar.

Tiene como objetivo fundamental garantizar la continuidad de la empresa en manos de la familia propietaria y hacerlo de la forma más eficientemente posible.

Las fases para realizarlo pasan por un diagnóstico de la situación tanto empresarial como familiar, la búsqueda de acuerdos, la redacción del documento final y su implantación así como su revisión continua.

En cuanto a los contenidos, al tratarse de un acuerdo privado, no existe un modelo generalizado, sino que cada compañía incluye los aspectos que estima oportunos.

Generalmente no faltan los detalles relacionados con la creación y gestión de los órganos de gobierno de la empresa, las normas de conducta, los derechos de entrada y salida, las políticas de remuneración y dividendos y el aspecto de la sucesión.

2- Por qué las familias entran en conflicto por la empresa.

La creación de una empresa, como toda creación, es el resultado de una persona, de alguien a quien se le ocurre una idea que funciona. Las empresas son creadas por emprendedores, por empresarios, por soñadores… todo comienza con un soñador.

Después de esto, la empresa formada por una sola persona se convierte en la empresa de su familia. El patrimonio de la empresa pasa a formar parte del patrimonio de esta.

Una vez que la empresa comienza a formar parte de este conjunto familiar pueden producirse una serie de circunstancias que den lugar a conflictos; distintas visiones del negocio, formas diferentes de trabajar, niveles de tolerancia al riesgo desiguales... Algunos de estos conflictos son comunes a todas las empresas, en cambio, otros aparecen muy específicamente en el ámbito familiar.

Mezclar lo personal y lo profesional

Uno de los conflictos más comunes, es cometer el error de mezclar los problemas personales de la familia con la empresa. La falta de comunicación entre padres e hijos o la posición preferente que ocupan los miembros de la familia sobre otros empleados ajenos a ella, forman un papel fundamental en la aparición de enfrentamientos. Esto puede hacer que las tareas se hagan con menor fluidez y por lo tanto que el trabajo no tenga el resultado esperado. Este es uno de los conflictos por el que muchas de las empresas familiares desaparecen.

Confusión de roles

Otro conflicto común es la falta de delimitación de tareas y áreas de responsabilidad. Es muy importante que cada trabajador tenga muy claro cuál es su rol en la compañía. Una de las fortalezas de la empresa familiar es que se entiende como un proyecto de vida, lo que conlleva la máxima implicación de todos los miembros de la familia.

La otra cara de la moneda es que en ocasiones la distribución del trabajo está poco organizada, “todos vamos a todo”, y que esto puede hacer que por un lado se cree un desequilibrio en las tareas y por otro algunas tareas importantes se queden sin realizar porque todos asumieron que era otra persona la que se encargaba de ella.

También puede suceder que algún miembro de la familia quiera tomar el mando de algunos aspectos de la empresa debido a su posición en ésta sin estar preparado para ello y enfrentándose posiblemente al responsable de ese cargo.

Toma de decisiones

La toma de decisiones es un gran foco de conflictos en la empresa, ya que se pueden tomar decisiones que favorecen el bien común de la empresa y al mismo tiempo perjudican a la familia o a algún miembro de esta. Lo contrario también es posible, que la decisión tomada sea buena para la familia y no para la empresa.

Las decisiones difíciles de este tipo son las que ponen a prueba la fortaleza del núcleo

familiar y su capacidad para superar los momentos críticos. Estos conflictos y muchos otros que surgen en el día a día, hacen que una empresa, que una persona, un soñador que había creado una idea que podría funcionar, pueda desaparecer. No obstante los conflictos pueden solucionarse a través de la búsqueda de acuerdos, incluso utilizando la figura de un mediador si la familia lo cree conveniente.

3- Anticiparse a los problemas.

Los problemas forman parte de la vida y del funcionamiento natural del mundo empresarial. Es más, muchos de ellos se convierten en experiencias de las que se obtiene un aprendizaje y que permiten crecer y madurar. Pero esto no significa que haya que buscarlos. Muchas veces los problemas suceden porque no hemos sido capaces de evaluar los riesgos y prever que podrían ocurrir en el futuro.

Un problema, dos caminos

Ante un problema siempre hay dos alternativas: anticiparse o esperar a que ocurra. Ser capaz de anticiparse es una habilidad de los buenos profesionales que beneficia a la empresa ya que evita tener que emplear esfuerzos extra en solucionar algo que se podría haber evitado.

Ser capaz de prever los problemas y conseguir que no ocurran impacta directamente en la rentabilidad de la empresa, logra su permanencia y crecimiento en sus diferentes mercados, hace crecer la productividad del capital humano y de los recursos y, en conjunto, permite alcanzar los objetivos planeados para la empresa.

Sin embargo, esperar a que ocurra un problema impactaría tanto al responsable como a la empresa. Tendría un coste económico, disminuiría la utilidad de la empresa e incluso podría causar pérdidas y obviamente la empresa no lograría los objetivos planeados.

Hablamos de una visión prospectiva. Las empresas tienen necesidad de mirar con mayor prospectiva una nueva visión estratégica de largo plazo y hacerse una serie de preguntas. En caso de las empresas familiares, estas preguntas son incluso más necesarias para asegurar su supervivencia frente a sus competidores. ¿Qué nuevas necesidades tendremos que satisfacer más delante de nuestros clientes? ¿Cuál será nuestra estrategia? ¿Qué posibles conflictos surgirán?

El protocolo familiar, una forma de anticiparse

El protocolo familiar es un instrumento que permite a las empresas anticiparse precisamente a esta última pregunta, pues da respuesta a la manera en que una empresa familiar debe actuar en casos como conflictos entre sus miembros, el asunto de la sucesión o la incorporación de personas ajenas a la familia en la dirección de la compañía.

Este tipo de conflictos suelen ser en general más complejos y difíciles de solventar que

aquellos que suceden en empresas donde sus miembros no se juegan tanto (su proyecto de vida, su propio apellido y su identidad como familia). En la gerencia de las compañías familiares se mezclan muchos sentimientos personales dentro de la realidad profesional, por lo que las disputas acarrean lastres que se escapan al ámbito laboral.

Gracias al protocolo familiar los conflictos se resuelven antes de que se produzcan. El

protocolo permite a la familia reflexionar racionalmente ante una hipotética situación en

lugar de hacerlo cuando la situación ya es real, de manera que las emociones se mezclan y hacen que las decisiones se tomen a veces acaloradamente y mezclando sentimientos personales en ellas.

Así, cuando el conflicto llega, se sigue el protocolo, acordado previamente con todos los miembros de la familia, con lo que las disputas se solucionan de manera más constructiva para todos.

4- Protocolo familiar. Qué es y qué no es.

El Protocolo familiar es un mecanismo exclusivo de las empresas familiares, que expresa la voluntad siempre consensuada de todos los miembros de la familia para regular las situaciones conflictivas que puedan suceder en la compañía. Además, es la principal herramienta para la profesionalización de la gestión de la empresa y para la profesionalización también de la familia.

Ante todo, se destaca la importancia del consenso de todos los miembros de la familia, ya que no es posible su imposición por una parte al resto, ni tampoco se debe alcanzar por votación. Solamente puede ser negociado y aceptado por todos los miembros, siendo el acuerdo más beneficioso para la familia y también la empresa.

Tiene beneficios internos y externos. Internamente porque una familia empresaria se puso primero a reflexionar, hizo un camino entre seis meses y un año para avanzar en determinados consensos y formalizarlos, de modo que con ello se reduce la conflictividad en la familia, que comienza a tener un marco de referencia. Externamente es una herramienta frente a terceros como proveedores, clientes y hasta bancos, respecto de quienes da imagen de solvencia y previsibilidad.

Un dato que no se debe dejar pasar por alto es que de cada 100 empresas familiares que se acercan a la segunda generación, sólo sobreviven 30 y de estas, solo 15 continúan hasta la tercera generación. Así, el protocolo se presenta como el instrumento para ayudar a los familiares que dirigen una compañía a llegar a acuerdos para solventar los diferentes conflictos hablados anteriormente entre otros.

Algunas de las pautas que se proponen para elaborar un protocolo eficaz, que tenga utilidad y vigencia futura son:

Definir principios generales: no intentar solucionar causas futuras, ya que es una tarea imposible.

Ser breve: el proceso de construcción del protocolo es complejo y largo, sin embargo el documento debe ser lo más breve y sencillo posible. Con eso se conseguirá mayor eficacia en la trasmisión de ideas, principios y valores.

No intentar atarlo todo: dejar que los descendientes encuentres sus propias soluciones a los nuevos problemas.

El protocolo es una guía para la familia en su relación con la empresa: no intentar dirigir la empresa a partir del protocolo. Esta ya tiene el suyo propio.

El protocolo ha de estar vivo: su destino no debería ser acabar en una estantería, por lo que es una razón obvia por la que debe ser breve y fácil para todos.

Buscar el enfoque propio: hay muchas empresas con protocolos intercambiables. El protocolo de una empresa no debe ser simplemente uno más, sino que debe adaptarse a la naturaleza específica de la organización para la que se crea.

No tener miedo a lo intangible: los valores y principios deben regir los comportamientos.

El protocolo como proceso

El protocolo familiar es un proceso, no un documento. Es decir, lo importante no es el documento sino el proceso de comunicación reflexiva que se ha llevado a cabo entre todos los miembros de la familia para ponerse de acuerdo, para consensuar su postura respecto a la empresa.

Deben concentrarse en el camino, no en el destino. La firma del documento no es el final, es solo el principio, la construcción del documento debe estar viva en los años futuros y con la llegada de los herederos.

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